Tiskové náklady mohou činit až 3 % z celkových výdajů firmy. Správa tiskových nákladů je proto pro mnoho firem jedním z klíčových faktorů finančního řízení. Pojďte se s námi podívat na několik námětů, jak vám efektivní správa tiskových zařízení pomůže udržet tiskové náklady na optimální úrovni.
1. Vyhodnoťte aktuální tiskové náklady
Začněte tím, že pečlivě zmapujte všechny náklady spojené s tiskem ve vaší firmě. Zaměřte se na náklady na tonery, papír, údržbu a servis. To vám pomůže odhalit, kde se skrývají největší úspory.
2. Vsaďte na software pro správu tisku
Implementujte softwarové řešení pro správu tisku, např. MyQ nebo SafeQ. Tyto softwarové nástroje otevírají širokou škálu možností, jak mít pod kontrolou tiskové náklady i uživatelské chování zaměstnanců. Implementace softwarového řešení pro správu tisku může snížit náklady na tisk až o 30 %.
Co vám takové řešení nabízí?
- dokonalý přehled o spotřebě toneru a dalšího spotřebního materiálu jednotlivých tiskáren
- statistická data o počtu výtisků jednotlivých uživatelů nebo oddělení
- možnost zavedení tiskových pravidel, např. omezení tisku barevných dokumentů, nebo duplexní tisk jako výchozí nastavení
- analýzu dat a možnost identifikovat trendy, které vám pomohou optimalizovat tiskové procesy
3. Zvažte množství používaných tiskových zařízení
Podle průzkumu společnosti IDC má průměrná firma 1 tiskárnu na každých 4 až 5 zaměstnanců, což bývá často nadbytečné.
- Kolik máte ve firmě tiskáren na počet zaměstnanců?
- Vytisknete na některé z nich méně než 100 výtisků měsíčně?
Odpovězte si na výše uvedené otázky a optimalizujte! Co můžete udělat?
- Vyměňte několik malých tiskáren za jedno velké multifunkční tiskové zařízení (tisk, kopírování a skenování v jednom).
- Zredukujte počet tiskáren s nízkým objemem tisku.
4. Proškolte zaměstnance
Sebelepší procesy a analýza tiskových dat nemusí vést k úspoře, pokud se úsporně nebudou chovat samotní zaměstnanci a uživatelé vašich tiskáren.
K čemu je dobré zaměstnance motivovat, aby vás svým chováním při využívání tiskáren podpořili v úsporách?
- Tiskněte pouze to, co skutečně potřebujete.
Vyhněte se tisku e-mailů, které si můžete přečíst online, nebo dokumentů, které budete používat pouze elektronicky.
- Používejte duplexní tisk (tisk na obou stranách papíru).
Snížíte tím spotřebu papíru až o 50 %.
- Nastavte si černobílý tisk jako výchozí nastavení.
Barevný tisk používejte, jen když je to skutečně nutné.
- Používejte digitální podpisy a razítka.
Netiskněte dokumenty jen proto, aby je mohl někdo podepsat.
- Archivujte dokumenty v digitální podobě.
Místo ukládání dokumentů v šanonech je archivujte v digitální podobě na cloudovém úložišti nebo v interním firemním systému.
5. Vůbec tiskárny nekupujte! Pronajměte si je
Pronájem tiskáren zahrnuje nejen samotné tiskové zařízení, ale také dodávku spotřebního materiálu, údržbu a servis, a to obvykle za pravidelný měsíční poplatek. Vyhnete se vstupní investici na pořízení tiskového stroje a neočekávaným nárazovým výdajům v případě poruchy tiskárny. Náklady na tisk v celé firmě tak dostanete pod dokonalou kontrolu.
Optimalizovat tiskové náklady není věda
Nevěříte? Připravíme pro vaši společnost tiskové řešení a optimalizaci tiskových nákladů. Napište nám na info@developmost.cz nebo zavolejte na 603 426 177.
