Co je Digitální kancelář?


O Digitální kanceláři bychom mohli mluvit hodiny a popsali bychom stohy papíru. Není divu. Jsme technologická firma, a tak jsme z informačních technologií nadšení. Hledáme takové, které nám usnadní život. Známe 5 způsobů, které zjednoduší život i vám. O všech platí to stejné.

Usnadní život i vám.

Informační technologie jsou náš život, Digitální kancelář je naše filosofie. Myslíme si, že do kanceláře patří většina současných informačních technologií, protože zjednodušují chod firmy. A když se to udělá dobře, je pak díky nim provoz firmy levnější. Ale jak se říkává, „SE“ u nás nebydlí a tak žádné „SE“ za nás nic nevymyslí a ani neudělá. Dali jsme tedy hlavy dohromady a našli si několik progresivních nástrojů, kterým všem dohromady říkáme Digitální kancelář. Jsou to k uživatelům přívětiví a neúnavní pracanti.

Pomáhají nám zjednodušit každodenní rutinu, urychlit splnění některých opakujících se úkolů a hlavně vyvarovat se běžných obtíží, které chod "papírové" firmy provázejí. Navázali jsme pevná partnerství s výrobci a naučili jsme se od nich nasadit jejich řešení u vás, našich klientů. Umíme vám naslouchat a doporučit vám ty správné nástroje. Řekněte nám, kde vás „tlačí bota“.

Tisková řešení


1

Doby, kdy jste měli tiskárnu připojenou kabelem přímo k vašemu počítači, jsou definitivně pryč. Dnešní výkonná kancelářská multifunkční zařízení se vám na stůl nevejdou a kabelem si je k počítači už nepřipojíte. Ale umí toho tolik, že nejspíš někteří vaši kolegové ani netuší, co všechno. Avšak nejlepší ale na nich je to, že se o ně už nemusíte starat. Trh tiskových řešení prochází nyní podobnou změnou, jakou před časem prošlo financování flotil služebních vozů.

Potřebujete si kupovat vlastní auto? Ne! Musíte mít čím jezdit.

I my sami používáme pojem Tisková řešení. Přitom víme, že není dost výstižný. Je obtížné jedním, dvěma slovy vystihnout to, co všechno dnešní multifunkční zařízení zastanou. V tradičním pojetí je tzv. multifunkce zároveň tiskárnou, skenerem a kopírkou. Tiskovým řešením ale nenazýváme jen to samotné zařízení 3v1, který nejspíše stojí na hlavní chodbě ve vaší firmě. Jsou s ním totiž spojené velmi sofistikované softwarové nástroje pro detailní řízení tisku, skenování, vytěžování dat, kopírování, apod. Všechny tyto nástroje vám dovolí "vyždímat" z vaší multifunkce maximum. Příjemné je i to, že jsou snadno ovladatelné a krásné.

Firemní klienti s námi mají unikátní příležitost. Využívají multifunkci včetně všech těch zdánlivě složitých a neviditelných nástrojů a přitom se nemusí bát, toho, že se zařízení hned po záruce rozbije, anebo přestane vyhovovat potřebám provozu. U tiskových řešení je moto Digitální kanceláře našimi klienty vnímáno nejsilněji. Mimochodem, utkvělo vám moto Digitální kanceláře v paměti? Připomeneme vám ho: „Usnadněte si život.“ Klienti to s námi mají jednoduché - tisknou, skenují, kopírují a my se staráme. A v mnoha případech naši klienti ani nevědí, jaké zařízení mají na chodbě. Není to totiž důležité, jaké zařízení stojí na vaší chodbě. Máte jistotu, že vždy takové, které přesně odpovídá vašim potřebám.

Inteligentní uložiště


2

Vždycky máme svým způsobem radost, když vidíme kancelář se stolem zavaleným stohy papírů. Protože pak máme jednoduchou úlohu. Umíme obyvatele takové kanceláře snadno překvapit tím, jak může být nalezení jednoho konkrétního dokumentu mezi tisíci dalšími jednoduché a rychlé. Líbilo by se vám sáhnout do stohu papírů a vždycky neomylně vytáhnout přesně ten, který hledáte? Jde to, nevěříte?

Všechno najdete za pár vteřin

Určitě byste nám dokázali říct, kde máte uložená svoje data. Vsadili bychom se, že nebudeme daleko od pravdy, když si myslíme, že data uchováváte někde na síťovém disku, za ta léta v komplikované struktuře složek a v nich máte uložené svoje soubory. Procházení složek a otevírání souborů v nich je každodenní rutina nás všech. A teď si představte, že máte např. archivní externí disk plný i historických souborů, které jste si tam postupně uložili. A hledáte jeden konkrétní. A co hůř, nejste si přesně jisti, jak se váš soubor jmenuje a možná ani kde přesně je. Jak to uděláte? Budete klikat po jednotlivých složkách a podle názvů složek budete odhadovat, kam máte postupovat hlouběji do struktury složek? Budete vzpomínat na název souboru a řadit stovky souborů jednou podle abecedy, jednou podle data vytvoření a budete doufat, že se vám soubor podaří najít? Co teprve, když hledáte na disku kolegy, který už u vás nepracuje.

Anebo použijete fulltextové vyhledávání, se kterým v okně Průzkumníka přišly Windows 7. To ale nefunguje dost dobře na síťových discích a externích úložištích. Je to otrava, jak to trvá dlouho. Někdy to není jednoduché najít soubor, který hledáte.

Co byste řekli na to, že otevřete Průzkumníka, který vypadá podobně jako všem dobře známý Google. Je tam jediná řádka pro vložení textu. Napíšete, co hledáte a než stačíte zvednout oči od klávesnice na monitor, máte soubor před očima. Stačí kliknout a soubor se otevře. Kolik byste ušetřili času, kdybyste nemuseli každý den hledat jehlu v kupce sena?

Oběh dokumentů


2

Asistentky by mohly vyprávět doslova příběhy o tom, jak si "vyčekat" ten správný podpis. Nebo obchodníci. Ti si taky zažili, co to je, když potřebují schválení mimořádné slevy pro VIP klienta a obchodní ředitel je právě na výjezdním zasedání. Každá firma má propracovaná pravidla na schvalování všeho možného. A každodenní realita pak dává mnohým z nás zabrat.

Víte, co je to podpisová kniha? Zapomeňte na ni.

Většina z nás si musí nechat občas něco schválit. A ti zbylí očekávají, že někdo si k nim přijde nechat něco schválit. Schvalování je nedílnou součástí každodenní firemní rutiny. A někdy dokáže být pěkně otravné. Pro každého. Pro toho, kdo čeká na podpis i pro toho, kdo se musí vrátit do kanceláře, protože zapomněl podepsat košilky faktur čekajících na uhrazení.

Naštěstí existuje email. Elektronická pošta hodně usnadnila a urychlila schvalovací procesy. Je extrémně rychlá a vždycky (neberte nás za slovo…) si najde svého adresáta. Ani přesto ale emaily neposkytují pro schvalování dostatečný komfort a výkon. Proč si to myslíme? Třeba kvůli složitějším schvalovacím procesům. Např. při schválení došlé faktury přes tři nebo čtyři osoby, si musí asistentka udržovat přehled o tom, kdo už schválil a kdo ne. Okolo jedné faktury pak přijdou asistentce 4 emaily, mezi těmi dalšími desítkami, které za den dostane. A jak to má udělat, když potřebuje doložit, že faktura už prošla rukama všem a je schválená? Nezdá se vám to příliš složité?

Nechceme konkurovat vaší představivosti, co všechno by ve vaší firmě šlo podchytit správně nasazeným systémem pro řízení oběhu dokumentů. Naše zkušenost ale říká, že sebesložitější procesy schválení nebo vzetí na vědomí jdou vyřešit opravdu snadno.

Ochrana dat


2

Každý si už dnes zálohuje svá data. Záložní kopie uchováváme tomu ne jednou, ale alespoň dvakrát a ještě k tomu na různých místech. K serverům pořizujeme pokročilé záložní zdroje. Uživatelům definujeme přesné role a přístupová práva, nutíme je pravidelně měnit svá hesla. Uvědomujeme si, že bez nainstalované antivirové ochrany hazardujeme. Ale přesto všechno se může stát, že se dlouholetý spolehlivý zaměstnanec s přístupem k nejcitlivějším firemním informacím rozhodne odejít ke konkurenci?Jak jsme připraveni na tuto situaci?

Vaše nejcennější know how v rukou konkurence. Cítíte ten adrenalin?

Bez notebooků, tabletů, chytrých telefonů se ve firmách dnes už neobejdeme. Nejde to jinak. Ale přiznejme si to. Jsme zranitelní. Většina těch nejcitlivějších a nejcennějších informací je uložena v počítačích. Na místech přístupných kompetentním zaměstnancům. I ty nejcitlivější informace dáváme k dispozici lidem, jejichž počítačové dovednosti jsou mnohdy značně různorodé, jejichž loajalita není vždy úplně jasná, podléhá různým vlivům a díky tomu se v čase mění. Někdy k fatálním škodám může vést jen chyba „poplety“, jindy záměr nespokojeného zaměstnance. Důsledky jsou ale stejné bez ohledu na příčinu. Jsou situace, kdy lze jen obtížně vyčíslit skutečnou škodu. Vaše nabídka do tendru, která se dostane do rukou konkurenta, vás může připravit o zakázku, která by mohla představovat klíčovou rozdílovou referenci…

Proto tak dbáme na prevenci. I zálohování a antivirová ochrana je prevencí. Už je vám to vlastní a ani o tom nepřemýšlíte. My se soustřeďujeme na hrozby vycházející od uživatelů. Ať už chybujících, nebo od záškodníků. Může jít opravdu o hodně. Představte si, že roky vyvíjíte unikátní technologii, a když je vše hotové a připravené k uvedení na trh, dostanou se vaše plány do nepovolaných rukou.

Týmová spolupráce


2

Viděli jste dnes už filmovou klasiku Matrix? Počítač řízený Operátorem pomáhal člověku přežít ve virtuální realitě. I my dnes už tak trochu žijeme ve virtuální realitě a naše mobily a notebooky nám v ní každodenně pomáhají. Nezáleží na tom, jestli sedíme v kanceláři, nebo jsme na jachtě v jadranské marině, nebo na výjezdním zasedání v business centru, nebo na lyžích v Alpách. Když máte správně připravenou firemní síť a slušné připojení na internet, tak nikdo nemusí poznat, že sedíte v chládku klimatizovaného hotelového pokoje a otevřeným oknem posloucháte šumění vln. Plnění vašich úkolů jde jako po másle, protože ať jste, kde jste, kancelář máte na svém klíně.

Od digitálních nomádů se dá mnohému přiučit.

Digitální nomádi z možností současných technologií těží už nepočítaně let. Naučili se je využívat k tomu, aby nebyli vázaní místem, kde se právě nacházejí. Zřejmě nejblíže k digitálnímu nomádství mají vývojáři software, správci počítačových sítí, lidé od financí, apod. Ale i ředitel výrobního závodu nebo obchodní reprezentant pro sebe může objevit krásu technologií, které mu přenesou kancelář na jeho hotelový pokoj vzdálený tisíce kilometrů od sídla firmy.

Týmová spolupráce nad složitým projektem je dobrý příklad pro představu o možnostech současných technologií. Do projektů bývají zapojení lidé z různých firem, různých odborností, z různých útvarů a mají stejnou potřebu. Být vzájemně informovaní o průběhu prací kolegů v týmu, v jeden okamžik všichni stejně. Potřebují průběžně kooperovat na plnění dílčích úkolů. Potřebují mít k dispozici veškeré zdroje a správné informace, nutné ke zdárnému dokončení projektu. Správná volba prostředí a nástrojů dovoluje se nezbláznit i členům velkých týmů, které se z čistě praktických důvodů nemohou setkávat na jednom místě. A kromě jiných výhod, tady technologie prokazatelně šetří čas a zvyšuje efektivitu práce celého týmu. Představte si, že by každý člen týmu měl kopii projektu na svém lokálním disku, nebo v mailu. Pak levá ruka neví, co dělá pravá. Je vám to povědomé?