Už nejméně 15 let se mluví o tom, že množství vytisknutých dokumentů bude v čase klesat. Mezitím se však celkový objem vytisknutých stránek rok od roku zvyšuje. Ačkoli žijeme v době digitalizace dokumentů, zdá se, že v kancelářích, školách a úřadech se ještě nějakou dobu bez tiskáren, kopírek a skenerů neobejdeme. Pokud chcete být při práci s dokumenty efektivní a současně optimalizovat své náklady, věnujte velkou pozornost výběru správné tiskárny nebo multifunkce. Jak na to?
Položte si několik otázek…
- Potřebuji jenom tisknout, nebo i skenovat? Podle toho zvolíte tiskárnu, nebo multifunkci.
- Co vlastně potřebuji tisknout? A4, A3, štítky nebo obálky?
- Tisknu jenom černobíle, nebo by se mi hodil i barevný tisk?
Tím máte základní analýzu hotovou. Takto budete postupovat i při výběru tiskárny do domácnosti. Pokud však řešíte tiskový stroj pro firmu, školu nebo úřad, vyplatí se pokračovat úvahou nad dalšími uživatelskými potřebami. Dnes se podíváme na to, jak šetřit časem a penězi. A trochu se dotkneme také bezpečnosti…
Aby se u tiskárny netvořily fronty
Zvažte, kolik lidí bude na vybraném stroji tisknout, jak rychle potřebují mít vytisknuté dokumenty k dispozici a kolik výtisků za určité období musí stroj zvládnout. Podle toho zvolte rychlost tisku. Naše nejpomalejší stroje tisknou rychlostí 22 stran za minutu, nejrychlejší až 95 stran za minutu.
Máte multifunkční tiskárnu a kromě tisku také skenujete? Pak při výběru stroje věnujte pozornost parametru „rychlost skenování“. A pokud skenujete hodně, zajímejte se o typ podavače originálů. Díky jednoprůchodovému podavači můžete skenovat rychlostí až 280 stran za minutu oboustranně.
Aby zaměstnanci tiskli jen to, co skutečně potřebují
Občas slýchám historky o tom, jak si někdo vyzvedne z tiskárny 50stránkový dokument, vybere si z něj jednu konkrétní stránku, kvůli které dokument tisknul, a zbytek skartuje. V takovém případě je třeba začít proškolením zaměstnanců/úředníků/studentů v tom, jak vytisknout jen jednu stránku z celého dokumentu. Nicméně máme řešení i pro případy, kdy se osvěta nezdaří…
Sledujte, kolik výtisků každá jednotlivá osoba vytiskne. Pokud jste třeba realitní kancelář, můžete si reálné výtisky snadno rozúčtovat mezi jednotlivé makléře. Střední a vysoké školy často využívají přiřazení limitu nebo kreditu na měsíční objem výtisků pro každého studenta. Jak to funguje?
Říká se tomu tisk s ověřením. Pošlete si dokument do tiskárny. Když k ní přijdete, nejprve se prokážete, že to jste vy a že stroj má ihned vytisknout váš dokument. Uděláte to buď přiložením čipu ke čtečce, zadáním PIN kódu, mobilním telefonem (Android/iOS) nebo třeba otiskem prstu. Ověřování tisku má ještě jednu velkou výhodu, která velmi souvisí s bezpečností. Nikdy se Vám nestane, že by v tiskárně delší dobu ležel dokument, který jste si vytiskli a mohly by ho vidět oči, pro které nebyl určený.
Pokud se ve všech těch údajích o tiskárnách a jejich parametrech ztrácíte, tak nám prostě zavolejte. Analýzu uděláme za vás. A doporučíme vám typ stroje nejvhodnější pro vaše pracovní prostředí.
Rozhodujete se mezi pronájmem a prodejem? Mohlo by se Vám hodit…
5 výhod pronájmu tiskárny / multifunkce
3 výhody koupě tiskárny / multifunkce
